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元コンサルタントな歴史家―ドイツから見た日本

大学で近代日独軍事史を研究する伊藤智央のエッセイ。ドイツと日本に関する批判的な評論を中心に海外生活(留学や移住)の実態をお伝えしています。その際には元戦略コンサルタントとしての経験も踏まえてわかり易くお伝えできればと思います。

嫌でもパソコン作業が激速になるたった1つの方法

仕事術 仕事術-効率化

PCはどのような仕事をしていても多くの場合、必須の仕事道具です。PCを避けて通ることはできません。

そのため、PC自体やOfficeプログラム(ワード、エクセル、パワーポイント)、ブラウザーの操作を1秒でも速くすることができれば作業効率も格段に上がります。

そのために必要な方法はたった1つで、これさえマスターすれば、作業が数倍にもなります。これによって空いた時間は別のことに使うことができます。

作業効率を上げる一つの方法

キーだけで全てを処理しろ

その秘訣とはタッチパッドやマウスを使わないということです。

確かに、マウスやタッチパッドは初心者にとっては便利な道具ですが、作業効率に限界があります。出来る限りキーボードを使って操作したほうが処理能力は格段に上がります。

*ご存知とは思いますが、タッチパッドとは以下の赤枠で囲ったものです(ここをクリックするとイメージが出ます)

タッチパッドとは

例えば、ある作業をマウスやタッチパッドで処理しようとすれば、ポインターを動かして目的の個所までもっていくために1秒ほどかかりますが、キーで処理すれば0,1秒で処理できます。

1秒かかる作業が0,1秒で出来るということですから作業効率が10倍上がるということです。

このような作業が一日のうちに1時間でもあれば、54分(60×0,9)も節約できます。

マウスやタッチパッドの電源をOFFに

しかし一旦マウスやタッチパッドに慣れてしまうと無意識のうちにそれに手が伸びてしまいます。キーボードでも同じ操作が出来るのにそれを調べようとすることもありません。

そこで、ノートパソコンの機種によってはタッチパッド/トラックパッドを無効にすることができますので、それを利用します。*それらを無効化すると、無理にでもキーボードだけで処理せざるをえません。

*パワーポイントでの資料作成とネットサーフィンにはタッチパッドがどうしても必要なことがあります

始めは自然にマウスやタッチパッドに手が伸びてしまい作業がしづらいかもしれませんが、次第に慣れてきます。

Windows10やMacではこの機能がないようですので、タッチパッドやマウスを使わないように心掛けるしかありません。

キーだけで処理するようになった結果

コンサルタント見習いのときは、タッチパッドを強制的に無効化されて、後ろから監視されながら(?)作業していたときもありました。

しかし、そのおかげで、マウス時代よりも何倍も速くPCを操作できるようになりました。エクセルはもちろんのこと、普通のファイルの処理、ネットブラウザーの操作が尋常ではなくなりました。パワーポイントも一部でタッチパッド/マウスを使うことを除けば、出来る限りすべてキーで操作しています。

特にエクセルでの作業の場合、外から見ていると「目にも止まらぬ速さ」ではなく「目にも映らぬ速さ」です。どこかで聞いたことのあるフレーズですが、気にしないでください。*1

ちなみに私がファイルエクスプローラ(FE)とブラウザ(B:例 Chrome、Firefox、IE)でよく使う操作は以下のものです。

領域
ショートカットキー
機能
共通 Alt + ← 一つ前に戻る
共通 Alt + → 一つ先に進む
FE F2 ファイル名の変更
FE Fn + ↑か↓ 選択領域の移動
B Ctrl + D お気に入りへの登録
B Ctrl Fn + ↑か↓ タブの切り換え
B Ctrl + L 検索(URL欄の選択)

これらの機能で私の時間がどれだけ節約できたのかはかり知れないほどです。

*ここではほんの一部のショートカットしか挙げていません

ショートカットは自然に身に付く

キーだけで処理していくうちにショートカットも自然に身に付いていきます。

オフィス系のプログラムだとAltを使ったショートカットは避けて通れませんが、基本、Alt系のショートカットは覚える必要はありません。使っていくうちに必要なものがどこにあるのかはわかってくるからです。

*「Alt系のショートカットって何?」という方は、こちらをクリックして下さい。説明が開いてきます

Alt系のショートカットとは、「Alt + 何か」というキーの組み合わせによるショートカットで、プログラム上でAltを押してみてください。すると下のように、上にあるリボンの各タブに記号が表れます。(図1)
図1リボン・レベル1の図その一つの「H」を選択するために「H」をキーで入力する(図1赤枠)と、次にその中のさまざまな機能が表れます。(図2)そしてその中から使いたい機能を選び、同様に付属している記号をキーボードで打つとそれが選択できます。
図2リボン・レベル2の図つまりショートカットを使えば、セルの中の文字の左寄せ(図2赤枠)は「Alt + H + AL」の4つのキーを順に押すだけで実行でき、その所要時間は0,1秒ほどです。マウスを使うと1秒ほどかかる作業です。

Alt系以外は必要に応じてググる

Alt系のショートカット以外のものも、キーで処理するという習慣ができれば自然と自分で調べて実際に使っていくことになり、身に付きます。実際に繰り返し使うことが習得にとって重要です。

「~(プログラム名) ショートカット」でググればすぐにこうしたショートカット一覧は出てくるので、使えそうなものだけをメモして、すぐに使いましょう。

結論:マウスを使っている時間は無駄な時間

はっきり言って、パソコン作業の速さ、つまり作業効率は単なる技術です。訓練次第で誰でも獲得できる類のものです。

加えて、マウスを使ってゆっくり作業しようとも、ショートカットを駆使して素早くこなそうとも、作業自体の質には影響はありません。つまり、同じ作業にかける時間が多くなればなるほど、それは無駄な時間です。

マウスは初心者向け

マウス・タッチパッドからキーボード操作に乗り換えることで、1日の貴重な時間の内どれほどの時間が節約できるのかは想像できます。

たとえ、PC前に座っている時間の5%でも短縮できるとするとそれは、1日8時間のうちの24分(=480分×0,05)新しく空くことになります。ましてやオフィス系のソフトをよく使う場合、その節約時間は10%以上になることもあるでしょう。

そうして節約できた時間は、頭を使ったクリエイティブな作業に投資できます。

つまり、誰でもできるちょっとした工夫で、一日あたり何十分も節約できるのですから、これは実践しないと損です。

しかし、この認識自体に到達している人はそう多くありません。ですので、これは同僚に差をつけるチャンスです。

PCの処理が遅いということは、自転車が乗れなかったり、車が運転できないことと一緒です。つまり行動範囲が狭まるということです。もしくは昔流で言うと辞書の引き方がわからなくて英語の単語を調べるのに何十分もかかっているという状況と同じです。

仕事道具を制することは仕事を制すると言っても過言ではないでしょう。

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*1:「るろうに剣心」において宗次郎の超神速縮地を評した言葉です