デジタルでスケジュール管理をするのか、紙の手帳で管理をするのかは、仕事を効率的にこなしていけるかどうかを大きく左右します。
というのは、紙と電子媒体の手帳では、それぞれ特性が異なり、うまく使いこなすことで仕事をより効率的にこなしていくことが出来るからです。ここでは、どのような仕事にどのような手帳タイプが合っているのかを紹介していきたいと思います。*1
手帳の二つの機能
そもそも、普段持ち運ぶ手帳には
- スケジュール管理
- アイデア出しのメモという機能
という本来は全く別の二つの機能があります。そのため、それらの機能を一つの手帳で担うのは無理があります。ここでは、目的に応じて別々の手帳を使うことをおススメします。
スケジュール管理
スケジュール管理には、その場で予定を記入して、その予定をリマインドしてもらえるという事務的な役割が期待されています。携帯性も要求されるためできるだけ小型がいいです。
メモ帳機能
メモ帳としての手帳は、アイディアを書き出して、表にして組み合わせたりすることで考えをまとめたり、新しい考えを生み出したりと、どちらかというとクリエイティブな機能を期待されています。そのため、携帯性よりもクリエイティブな活動の妨げにならないような大きさが必要です。
それぞれの機能に適した手帳の姿
予定管理：デジタル
そう考えた結果、予定管理は単なる事務作業に適したグーグルもしくはiPhoneのカレンダーを使うようになりました。携帯、PCともに同期するので、場所を問わず予定が管理できます。
出先でも手帳よりも素早くポケットから出してチェックできますので、相手を待たせたりする時間も短くて済みます。
リマインドも自動的にしてくれるので忘れることもありません。
アイディア出し：大きな紙の手帳
それに比べてアイディア帳は紙でないと、図表といったイメージを簡単に描けません。そのため紙である必要があります。
しかも、図表が複雑かつ大きくなっても対応できるように、大きな紙のほうがよいと思います。書いたものに後で何かを追加するのにも、大きな紙のほうが余白が大きくて便利です。
そのため、私はアイディア帳には革のカバーに、B5のツバメノートを入れて使っています。これだとノートがいっぱいになれば中身だけ代えるだけでいいので、安あがりです。外見は革製なのでメモ用には十分すぎるかもしれませんが、高いカバーは取り替えないので、どんなメモも遠慮なく書き殴っていけます。
ツバメノートも紙の質がよくて書きやすいです。
どうしても紙の手帳がいいという場合：Paperblanksがおすすめ
ただ、私自身、紙の手帳を使っていた時期もありました。
カナダ・バンクーバーのPaperblanksという会社が作る手帳シリーズは表紙が鮮やかで、毎年、表紙の柄が違うものを選んで使っていました。世界中の芸術品をモチーフとしており、和風や欧風、アラビア風の柄もあります。一風変わったデザインが好きな人には最適でしょう。
サイズもコンパクトサイズから、ノート型のサイズまで様々で、中身の用紙もスケジュール用の掛け線が入っているものから白紙ものもあります。
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私の場合、手帳には、予定を書き込んだり、また時間のあるときはその日の出来事を日記風に書いていました。他にも思いついたことをメモしていました。
軽いため、持ち運びも気になりませんでした。
そのため、どうしても紙の手帳がいいという場合には、Paperblanksをおススメします。
機能的観点から見ることで作業効率を上げる
人によって手帳の使い方は違うと思いますが、自分が手帳を使って何をしたいのか、そのためにはどのような手帳の形が最適なのかを起点にして手帳を再考してみてもよいかと思います。
というのも、作業効率がそれによって変わってくるからです。
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*1:確かに、雑誌の「デキるビジネスマンの小道具」特集で、他の人の事例を参考にできますが、これはあくまで他の人にとって最適な小道具が紹介されているだけで、仕事の進め方が違う人には当てはまらないことが多いです。ですので、本記事が、自分の仕事内容と付加価値の出し方を再考するきっかけになれば幸いです。