元コンサルタントな歴史家―ドイツから見た日本

ドイツの大学で歴史を研究する伊藤智央のブログ。ドイツと日本に関する批判的な評論を中心に海外生活(留学や移住)の実態をお伝えしています。その際には元戦略コンサルタントとしての経験も踏まえてわかり易くお伝えできればと思います

【最強のPC周り環境】仕事を効率化するための便利な時短道具まとめ

常日頃から、「生活を効率化して、仕事との時間を増やしたい」、「仕事をもっと効率的に進めたい」と考えてる私が工夫している、便利な道具をまとめて紹介したいと思います。

昇降式の机

まずおすすめなのが昇降式の机です。

昇降式の机を使うメリットと言われているのは、健康の改善です。常に座って仕事をすると体に悪く、寿命が下がると言われています。そのため昇降式の机を使って立ちながら仕事をする時間を取り入れることで気分転換をしながら働けます。

実際立ちながら仕事をすることで、昼食後に眠気に襲われることも少なくなりましたし、立ってるだけである程度運動が出来ているので、運動不足も少しは解消されました。

また、昇降式の机は、育児をしながら仕事をする場合、とても役立ちます。というのも乳幼児を抱っこ紐に入れたまま仕事ができるからです。*1

昇降式デスク

立って仕事をすると、血が体の中で動いて、それが脳までうまく入っていっているが感じられます。

ダブルモニター

ダブルモニターは視野を格段に広げてくれます。普段はノートパソコンを使っているので、家で仕事する場合、外付けのモニターを使います。今までは一つのモニタだけで仕事していたのですが、二つのモニターを使うようになると仕事の効率が格段に上がりました。

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私は原稿を書くことが多いのですが、その場合は両モニターを縦にすることで二つのバージョンの原稿を見比べながら仕事ができます。モニターは縦に使うことで ワードで書きものをするときのが非常に効率的になります。というのもスクロールする手間が省けます。

また PDFファイルで何か資料を見る際も、縦書きのものであれば非常に見やすくなります。

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カーソルの瞬間移動

こうしたダブルモニターの環境で仕事をしていますがその際に欠かせないものが「ムカゾウくん」という無料ソフトです。

というのもダブルモニターもしくはトリプルモニターを使ってる際に よくありがちなのが、「マウスのポインターがどこにあるかわからず、それを探すのに時間が取られる」ということです。

このプログラムを使えば、事前に指定した2箇所を、キーボードのショートカットだけで、瞬時に行き来できます。ショートカットを使えば、カーソルはこの2か所のどちらかにあるはずなので、ポインターを探す時間が省けます。

参照:【マルチディスプレイ用】ムヴカソくんの設定情報の保存の仕方

Todo管理

ToDoの管理を上手にすることで、時間を節約できます。Trelloという有名なTodo管理ツールがありますが、これはあくまで、グループでプロジェクトを進める際の仕事向けです。プロジェクト単位で集団で働くのではなく、個人のTodo管理用ツールとしてはNozbeをおススメします。

オフラインでもオンラインでも、またすべての機器の間で同期されるため、これ一つで、携帯からでもパソコンからでもタブレットからでも常にTodoの管理・更新ができます。

カレンダーとの連携も可能なため、私はGoogleカレンダーと同期させて、締め切りのあるTodoはカレンダー上でも表示されるようにしています。

Todo管理ソフト

有料のプランもあるのですが私は無料のプランを使っています。無料のプランではプロジェクトの管理が五つしか使えないのですが、ただ私はそれを場所と人に応じて使い分けています。つまりある場所に行った時にしなければいけないこと、もしくはある人と会った時に話さなければいけないこと、という感じで、それをプロジェクトとしてまとめています。それによって聞き忘れやし忘れといったことがなくなります。

カレンダーの共有

他の人とスケジュールを共有することによってコミュニケーションを自動化することができます。

とりわけ家族との連絡事項や子供の予定などを共有する場合、家族というカレンダーを別に作ることでいちいちインビテーションを送ることなく簡単にスケジュールの共有ができます。

Gmailの表示の改善

Gmail の表示の仕方も工夫ができます。

通常の設定の場合、3つのタブで、普通のメール、プロモーション等と別れているはずです。

しかしGmailは表示をカスタマイズすることができ、私が使っているページは以下のような構造になっています。

Gmailカスタマイズ画像

2コラム制をとっており、左側に通常のメールが、右側には特定のラベル(カテゴリー)に割り振られたメールが来るように配置しています。これはフィルター機能を使うことによって可能にします。

特定のメールが自動的に左側のコラムではなく右側のラベルに自動的に選別されるように設定していることで、そのメールが一目で何関連のメールかがわかります。(内容を位置で知らせています)

また、配信停止したくないけど、未読になって邪魔、というようなメールは、フィルター機能から、自動的に既読にした上で自動分類させています。

Webサイトのショートカット呼び出し

ほとんどの人は、Webで何かするときは特定のサイトに行くことが多いのではないでしょうか。

例えば、Gmail を呼び出したり、特定のブログを見にいったり、類義語を調べたりというように、ルーティン的な移動がほとんどです。そのため、頻繁に訪れるサイトを登録しておいて、キーボードによるショートカットでそうしたサイトに一瞬でたどり着くようなアドオンをブラウザに入れることをお勧めします。

私は、Google Chromeを使っていますが、Site Launcher Speed Dialというアドオンで、数十のサイトURLにキーを割り当てています。そのため、「ブックマークに行って、サイトを選んでクリック」という手間(数秒)を省略できます。

例えば、今空いている画面から、自分のブログへ飛ぶためには、「Ctr+スペース」→「B」と押すだけなので、1秒もかからないでしょう。

タイプ入力方法

また文字入力 も効率化が可能です。普通、キーボードの配置はQwerty(ドイツ語ではQwertz)となっていますが、これは、キーの入力が最大限効率的になることを目指して作られたシステムではなく、速く打ち過ぎてタイプライターが詰まることを防ぐためのシステムです。

そのため、Qwertyではなく、手や腕に負担の少ない別の配列システムを採用しています。

日本語を打つ時は「親指シフト+かな入力」、つまり、一つのキーで一つの文字を表現するシステムを使っています。例えば、通常は「て」を入力する場合「te」と、「t」と「e」というように2回打つ必要があります。しかし、かな入力だと、一回打つだけで一文字を表現できます。

普段は私は、ドイツ語でものを書くことが多いのですが、この場合もドイツ語の入力が簡単なもしくはドイツ語の入力に最適なキーボードの配置である「Neo」に乗り換えました。

特に日本語の場合、大幅な効率アップが感じされましたし、ドイツ語の場合も腕に負担が少なくなりました。

もちろんキーボードの配置を別のシステムに移行するには、体の慣れの問題からかなり数週間の時間がかかります。そのため、まとまって時間が取れるときのみ、断交しましょう。この数週間の転換期を乗り越えれば、その後はかなりの効率化が期待できます。

参照:[日本語入力高速化]親指シフトを10年使い続けたので、いろいろ書いてみる - Qiita

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*1:抱っこしながら座ると、揺れていないせいか、赤ちゃんが起きていやがることがあります。昔は、それでも抱っこ紐に入れながら座って仕事をしていたのですが、お互いに精神的によくありません。そのため、赤ちゃんにとっても気持ちよく寝られて私も仕事ができる、昇降式机はまさに一石二鳥となります。