常日頃から、「生活を効率化して、仕事との時間を増やしたい」、「仕事をもっと効率的に進めたい」と考えてる私が工夫している、便利な道具・テクニックをまとめて紹介したいと思います。
昇降式の机
まずおすすめなのが昇降式の机です。
昇降式の机を使うメリットと言われているのは、健康の改善です。常に座って仕事をすると体に悪く、寿命が下がると言われています。そのため昇降式の机を使って立ちながら仕事をする時間を取り入れることで気分転換をしながら働けます。
実際立ちながら仕事をすることで、昼食後に眠気に襲われることも少なくなりましたし、立ってるだけである程度運動が出来ているので、運動不足も少しは解消されました。
また、昇降式の机は、育児をしながら仕事をする場合、とても役立ちます。というのも乳幼児を抱っこ紐に入れたまま仕事ができるからです。*1
立って仕事をすると、血が体の中で動いて、それが脳までうまく入っていっているが感じられます。
ダブルモニター
ダブルモニターは視野を格段に広げてくれます。普段はノートパソコンを使っているので、家で仕事する場合、外付けのモニターを使います。今までは一つのモニタだけで仕事していたのですが、二つのモニターを使うようになると仕事の効率が格段に上がりました。
私は原稿を書くことが多いのですが、その場合は両モニターを縦にすることで二つのバージョンの原稿を見比べながら仕事ができます。モニターは縦に使うことで ワードで書きものをするときのが非常に効率的になります。というのもスクロールする手間が省け、文章を広く見渡せるからです。
また PDFファイルで何か資料を見る際も、縦書きのものであれば非常に見やすくなります。
ただ最近は、さらに効率を上げるためにトリプルモニターの導入を検討中です。これだと縦長のPDFをみながらWordで原稿も書けます。
カーソルの瞬間移動
こうした複数モニターの環境で仕事をしている際に欠かせないものが、「ムカゾウくん」という無料ソフトです。
というのもダブルモニターもしくはトリプルモニターを使ってる際に よくありがちなのが、「マウスのポインターがどこにあるかわからず、それを探すのに時間が取られる」ということです。
このプログラムを使えば、事前に指定した2箇所を、キーボードのショートカットだけで、瞬時に行き来できます。ショートカットを使えば、カーソルはこの2か所のどちらかにあるはずなので、ポインターを探す時間が省けます。
参照：【マルチディスプレイ用】ムヴカソくんの設定情報の保存の仕方
特にPCと外付けモニターのどちらにあるのかを探すのに手間がかかるので、PCと、複数モニターの中間の二か所にカーソルが飛ぶようにしています。
Todo管理
ToDoの管理を上手にすることで、時間を節約できます。TrelloというTodo管理ツールもありますが、これはあくまで、グループでプロジェクトを進める際の仕事向けです。また、ToDoを書いたカードをドラッグで操作しなければならないため、マウスをあまり使わない私にとっては苦痛で、同じようにドラッグ操作が好きではない人にはおススメできません。
プロジェクト単位で集団で働くのではなく、個人のTodo管理用ツールとしてはNozbeの方をおススメします。
オフラインでもオンラインでも、またすべての機器の間で同期されるため、これ一つで、携帯からでもパソコンからでもタブレットからでも常にTodoの管理・更新ができます。
カレンダーとの連携も可能なため、私はGoogleカレンダーと同期させて、締め切りのあるTodoはカレンダー上でも表示されるようにしています。
有料のプランもあるのですが私は無料のプランを使っています。無料のプランではプロジェクトの管理が五つしか使えないのですが、ただ私はそれを場所と人に応じて使い分けています。つまりある場所に行った時にしなければいけないこと、もしくはある人と会った時に話さなければいけないこと、という感じで、それをプロジェクトとしてまとめています。それによって聞き忘れやし忘れといったことがなくなります。
カレンダーの共有
他の人とスケジュールを共有することによってコミュニケーションを自動化することができます。
とりわけ家族との連絡事項や子供の予定などを共有する場合、家族というカレンダーを別に作ることでいちいちインビテーションを送ることなく簡単にスケジュールの共有ができます。
Gmailの表示の改善
Gmail の表示の仕方も工夫ができます。
通常の設定の場合、3つのタブで、普通のメール、プロモーション等と別れているはずです。
しかしGmailは表示をカスタマイズすることができ、私が使っているページは以下のような構造になっています。
2コラム制をとっており、左側に通常のメールが、右側には特定のラベル（カテゴリー）に割り振られたメールが来るように配置しています。これはフィルター機能を使うことによって可能にします。
特定のメールが自動的に左側のコラムではなく右側のラベルに自動的に選別されるように設定していることで、そのメールが一目で何関連のメールかがわかります。メールを見ずとも、その表示される位置で、内容や優先順位がわかります。
また、配信停止したくないけど、未読になって邪魔、というようなメールは、フィルター機能から、自動的に既読にした上で自動分類させています。
ショートカットを極める
Webサイトのショートカット呼び出し
ほとんどの人は、Webで何かするときは特定のサイトに行くことが多いのではないでしょうか。
例えば、Gmail を呼び出したり、特定のブログを見にいったり、類義語を調べたりというように、ルーティン的な移動がほとんどです。そのため、頻繁に訪れるサイトを登録しておいて、キーボードによるショートカットでそうしたサイトに一瞬でたどり着くようなアドオンをブラウザに入れることをお勧めします。
私は、Google Chromeを使っていますが、Site Launcher Speed Dialというアドオンで、数十のサイトURLにキーを割り当てています。そのため、「ブックマークに行って、サイトを選んでクリック」という手間（数秒）を省略できます。
例えば、今空いている画面から、自分のブログへ飛ぶためには、「Ctr＋スペース」→「B」と押すだけなので、1秒もかからないでしょう。
オフィス系ソフトのショートカット
マウスでポチポチと画面上のリボンを押して、作業している人は要注意です。ショートカットで毎回数秒、短縮できます。
下の記事ではパワポのショートカットを紹介していますが、原理はエクセルでもワードでも同じです。
ショートカットを使うと使わないとでは、作業のスピードが全く違います。また、毎回どこをクリックしたらよいかと迷わないので、ルーティンに頭を使いません。
Windows全般のショートカット
Windows一般に使えるショートカットもあります。
例えば、「Alt」を押しながら「Tab」で、画面を切り替えられるのは有名です。他にも
「Windows記号」+「数字」で下のバーに固定しているプログラム・アイコンを選択できます。例えば私は、パソコンを開けると「Windows記号」+「E」でフォルダを開き、次に「Windows記号」+「1」でChromeを開けます。（「1」にChromeを割り当てているため）
マウスを使わないようにする
マウスを使わずに、キーボードだけでPCを操作すると操作速度が圧倒的に上がります。このことについては別の記事で書いているので、こちらをご参照下さい。
タイプ入力方法
また文字入力も効率化が可能です。
普通、キーボードの配置はQwerty（ドイツ語ではQwertz)となっていますが、これは、キーの入力が最大限効率的になることを目指して作られたシステムではなく、速く打ち過ぎてタイプライターが詰まることを防ぐためのシステムです。
そのため、Qwertyではなく、手や腕に負担の少ない別の配列システムを採用しています。
日本語を打つ時は「親指シフト＋かな入力」、つまり、一つのキーで一つの文字を表現するシステムを使っています。例えば、通常は「て」を入力する場合「te」と、「t」と「e」というように2回打つ必要があります。しかし、かな入力だと、一回打つだけで一文字を表現できます。
普段は私は、ドイツ語でものを書くことが多いのですが、この場合もドイツ語の入力が簡単なもしくはドイツ語の入力に最適なキーボードの配置である「Neo2.0」に乗り換えました。
英語をよく打つ人にはDVORAKという配列がおすすめです。
私の場合、特に日本語のタイピングで大幅な効率アップが感じされましたし、ドイツ語の場合も腕に負担が少なくなりました。
もちろんキーボードの配置を別のシステムに移行するには、体の慣れの問題からかなり数週間の時間がかかります。そのため、まとまって時間が取れるときのみ、断交しましょう。この数週間の転換期を乗り越えれば、その後はかなりの効率化が期待できます。
参照:[日本語入力高速化]親指シフトを10年使い続けたので、いろいろ書いてみる - Qiita
Pythonの活用
ショートカットで作業速度を上げても、ルーティン作業の処理速度には限界があります。
何時間もかかり、月に何度も行わないといけない作業があるとすると、Pythonを使って一度コードを書いておけば、数秒で終わらせることができます。
私はプログラミングに関しては全くの素人ですが、入門書を読みつつ、最初は、自分がしたい事に近いことをしている人のコードをネットで見つけて、コピペして、うまくいかなかったらひたすら調べ、かつコードとにらみっこということをしているうちに少しづつ理解できるようになりました。始めは、一つのことをしたいのに10時間かかったこともありましたが、今では大体ある程度のコードは1時間ぐらいで書けるようになりました。
最初に読んだ入門書は次の物です。
ルーティン作業の時間をほぼゼロに抑えることで、別の、もっと頭を使う作業に時間を振り分けることができます。エクセルを極めただけで満足せずに、さらに効率化が望める次の段階へ行きましょう。
自分にとってとっつきにくいものは他の人にとっても同じです。ここを乗り切るかどうかが、差をつける境目になってくるのではないでしょうか。
アプリの自動立ち上げ
PC起動時
普通は、常に使うプログラムがあります。そうしたプログラムを、PCを立ち上げ時に自動で起動できれば、手間が省けます。
自動で立ち上げるプログラムを追加・設定する方法については以下を見てみて下さい。
参照: Windows 10でスタートアップを追加/登録する2つの方法｜Office Hack
私が入れているのは、
- ドイツ語の辞書プログラム
- カーソル移動で使う「ムカゾウくん」
- Chrome
です。
Chrome起動時
PCが起動したときにChromeも起動するようにしていますが、そのときに開かれるサイトも自動で設定しておけば、いちいち開かなくてもよくなります。
私が常に最初に開くようにしているのは
- Google DocumentのURLであるhttp://docs.new/
です。なぜGoogle Documentを立ち上げるのか？この答えは次に挙げるテクニックと関係してきます。
メールの初稿は音声入力で書く
ほとんどのオフィス仕事でメールは欠かせません。そのため、この入力作業を効率化できれば、仕事効率も上がります。そこで使えるのが、Googleの音声認識サービスです。
http://docs.new/でファイルを立ち上げ、「Ctrl+Shift+S」を押せば、音声を吹き込むだけです。
私はメールに関しては、音声入力で一気に書いてしまうようにしています。手入力の場合に比べて格段に違います。これで一度文章を書いて、後で手入力で、推敲を兼ねながらもう一度チェックします。
ですので、いつでも音声入力ができるようにChromeでタブではなく別ウィンドウでGoogleドキュメントのサイトを開いているようにしています。
*GmailへコピペするときはCtr+Shift+vでペーストすると、元の書式までペーストしてしまうことを防ぐことが出来ます。
エクスプローラーのタブ化
ファイルを開いているといつの間にかウィンドウが何個も開いていて、切り替えながら目的のウィンドウを探していかなくてはなりません。
これが結構時間をとります。
そのため、タブ化して、ウィンドウを一つにしておくことをお勧めします。
そこで使えるのがQTTabbarというプログラムです。
これを使えば、タブ化はもちろんのこと、いくつかのフォルダをグループとして登録しておいて、ショートカットでそのグループを登録しておけば、すぐに、かつ一発で複数のフォルダを開けることができます。
参照: 【Windows 10】エクスプローラーをタブ化する QTTabbar | ラボラジアン
上手く設定すれば、かなりの部分をショートカットで操作できます。
私の設定の詳細については以下の記事をご覧ください。
参照: QTTabbarのおススメ設定 - Life In Germany
関連する記事
*1:抱っこしながら座ると、揺れていないせいか、赤ちゃんが起きていやがることがあります。昔は、それでも抱っこ紐に入れながら座って仕事をしていたのですが、お互いに精神的によくありません。そのため、赤ちゃんにとっても気持ちよく寝られて私も仕事ができる、昇降式机はまさに一石二鳥となります。
